Úszol a feladatokban, azt sem tudjátok a kollégáitokkal mikor-milyen határidő jár le és kezd káosz lenni a munkafolyamatokban? Vagy szimplán szeretnél profibb lenni abban amit és ahogy csinálsz? Egy megoldás, amit már több mint 25 millió ember használ.
A csodafegyver: Trello
Igen, így van, 25 millió felhasználót számlál már a Trello nevű feladatkezelő alkalmazás, amit szinte reklámozás nélkül értek el. Hogy csinálták? Úgy, hogy kimaxolták a felhasználói élményt, azaz minden figyelmüket arra fordították, hogy az emberek szeressék használni ezt a bárki által könnyen kezelhető webes alkalmazást. A cég 2011-ben indította útjára ezt a projektkezelőt, ami rögtön egy laza 500.000-es felhasználói regisztrációval indult és ez a szám ahogy látjuk, csak egyre nő és nő. Ráadásul az ingyenes verzió bőven elég egy kisebb cég, egyéni vállalkozó feladatainak kezelésére, és még a fizetős verzió is teljesen a korrekt ár/érték arányon belül van. De nézzük a részleteket…
Mik azok a feladatkezelő rendszerek?
A 21. századi embernek azért kicsit több és színesebb napi feladata lett, mint lebunkózni egy mamutot, aztán hazavinni megsütni. Sőt, a TSZ-be bemegyek dolgozni, aztán otthon hallgatjuk a rádiót idők is elmúltak. Helyette feladatok, részfeladatok, check listek, határidők és ezekhez kapcsolódó mindenféle dokumentumok, részinformációk, tudnivalók lavinájával kell szembenéznünk nap mint nap. A multi vállalatok ezt korán felismerték és elkezdtek munkafolyamatokat (workflow) kidolgozni és hozzá kapcsolódó feladat-projekt kezelő rendszereket fejleszteni. Aki dolgozott már ilyen cégnél, tudja, hogy az elsők között lesz, hogy be kell tanuljon egy ilyen rendszer használatára.
A jó hír, hogy mára már ingyen igénybe vehetünk számos olyan rendszert, amik bárkinek elérhetőek, könnyen kezelhetőek és saját vagy céges feladatainkat gyönyörűen be tudjuk ezekbe pakolászni, hogy könnyen átlássuk mikor-mit kell csinálnunk, milyen határidővel, stb.
Egy ilyen rendszer a Trello (www.trello.com) is, amit nagy megelégedésükre leginkább közepes / kisebb cégek, egyéni vállalkozók használnak.
Hogyan működik?
A Trelló nevű rendszerbe bárki könnyedén regisztrálhat a www.trello.com oldalon. A felület kezelését még a legantidigitálisabb emberek is maximum 4-5 óra alatt meg tudják tanulni, de alapvetően 1-2 órát mondanék rá. Logikus, egyszerű, szerethető! Érdemes körülnézni a youtube-on, rengeteg oktató videó van a használatáról, magyar és angol nyelven is.
A rendszer legfőbb előnyei:
- az ingyenes verzió is bőven elég egy kisebb cégnek
- a világon bárhol elérhető, csak egy internet kapcsolat és egy notebook vagy mobiltelefon kell hozzá
- egy pillanat alatt átláthatom, hogy mi történik a vállalkozásomban
- nagyon-nagyon gyors, gyakorlatilag észrevehetetlen a betöltési ideje
- teljesen felhő alapú, azaz bármilyen eszközről azonnal elérem
- ez egy kiforrott, sokak által letesztelt, stabil rendszer
- mégis alakítható annyira, hogy a céges folyamatokat én magam vihetem fel olyan módon, ahogy nekem szimpatikus és átlátható
Mit válthat ki nálam a Trello?
A legfontosabb és elsődleges szabály, amit minden cégnél meg szoktam a tréningeimen tanítani, hogy kollégákkal egymás között TILOS az e-mail küldés. Egy modern cégnél ez megengedhetetlen, az e-mail kizárólag az ügyfeleknek van fenntartva. A második, hogy nincs postit, to do list papíron, papír alapú határidőnapló és hasonló régi módszerek feladataink és határidők rögzítésére. Ezeket 100%-ig ki tudja váltani egyetlen rendszer, a Trello. Ahol elkezdik használni, később nem is értik, hogy korábban hogy tudtak egymással e-mail alapon kommunikálni, meg papíron rögzíteni mindenféle teendőt. Ezzel sokkal hatékonyabbá válik a belső kommunikáció és a folyamatok nyomonkövetése.
Kinek ajánljuk, mik a határai?
A legalacsonyabb felhasználói szint az, amikor valaki magáncélra használja a Trellot. Diákok kedvence például a tananyagok, vizsgák nyilvántartására, tanulnivalók rendszerezésére. De olyat is láttam, hogy családi eseményeket, utazást, közös programokat szerveznek benne és van, aki az olvasni vágyott könyveit szedi itt össze. Persze nem kifejezetten ezekre készült, de a felhasználók úgy látszik szívesen használják mindenféle privát célra is.
Amire azonban eredetileg ki lett találva, az projektek managelése. Egy egyéni vállalkozó vagy kisebb-közepes cég a teljes projekmanagementet át tudja ültetni pár hónap alatt Trelloba. …és nekem elhihetik, csodákat fog tapasztalni, mert hihetetlen hatékony ez a rendszer. A felső határát én olyan 120-150 főre mondanám, azaz ennél nagyobb cégnek már illik valami saját rendszert kifejleszteni. Viszont ezalatt gyakorlatilag a projektmanegement Ferráriát tehetjük a cégünk alá évi néhány dollárért, ha a fizetős verziót kérjük.
Milyen területeken érdemes Trellot használni?
Hatalmas tévhit, hogy ezek a feladatkezelő rendszerek csak informatikai területeken hasznosak. Sőt! Az informatika területén a Trellot egyre kevésbé használják, ott jellemzőbb a verziókat követő rendszer használata, míg a Trello ennél sokkal általánosabb és szélesebb körben felhasználható keretrendszer. Direkt használtam a keretrendszer kifejezést, mert pont az a lényege, hogy a céges folyamatainkat mi magunk visszük fel olyan módon, ahogy nekünk szimpatikus és átlátható. Láttam Trellót használni ügyvédi irodában, marketinges cégnél, grafikusoknál, webshopot üzemeltető cégnél, oktatási központnál, értékesítő csapatnál és még sorolhatnám. Nincs olyan cég, vállalkozás, ahol ne lennének teendők, határidők, munkafolyamatok és emberek, akik ezt megcsinálják. Tehát bármilyen területen használható ez az alkalmazás.
Mire lehet és hogyan érdemes használni a Trellot?
Szintén csak a fantázia szabhat ennek határt. Az én cégeim használják sales, marketing, beszerzés, projektvezetés, oktatás koordináció folyamatok teljes végigvitelére.
Azonban felhívnám arra a figyelmet, hogy lehet a Trellot rosszul is használni!
Ha például:
- telepakoljuk értelmetlen feladatokkal,
- nem vesszük komolyan a határidőket benne,
- nem alkotjuk meg kollégáinkkal a közös használati alapelveket,
- nincsenek jól kitalálva az egyes folyamatok,
akkor könnyen értelmét veszti az egész. Ezért javasolnám, hogy aki még nem tette, előbb vegyen részt valamilyen folyamatkezelési, projektvezetési tréningen és utána essen neki az online feladatkezelés bevezetéséhez a cégénél! …ígérem, csodát fog látni, ha ezt meglépi 🙂
Ha szükséged van további segítségre és szeretnéd Te is bevezetni a cégednél a Trellot, akkor katt IDE!
Be UPtimist! 😉
Tóth Zoltán
