Produktivitás

Jó belső kommunikáció, a nyugodt vállalkozó sikertitka? Napi 72 telefonhívás, 170 nem olvasott e-mail, 16 óra munka, 24 óra stressz. Egy amúgy átlagos hétfő, amikor elegem lett és válaszút előtt álltam. Visszamegyek alkalmazottnak és hagyom az egészet vagy elkezdem a vállalkozósdit teljesen máshogy csinálni. A nap amikor ráléptem a digitális cégvezetés útjára…   A vállalkozói életmód nagy paradoxona: szabadság vagy rabszolgaság?   Egy ugyan nem reprezentatív, de mégiscsak 1700 fős csoportban végzett kis mérésem eredménye az volt, hogy a megkérdezett vállalkozók első értékként a szabadságot jelölték meg, amiért saját üzletbe kezdtek és nem alkalmazottként dolgoznak valahol. Ugyanez a csoport a kérdésre, hogy hány órát dolgozik átlagosan egy napon, bőven 10 feletti óraszámot írt. Most akkor ez hol szabadság? …és miért van így?  Az rendben van, hogy egy kezdő vállalkozásba az első években többet kell beletenni, bízva abban, hogy egy szép napon majd megy minden magától, a szuper alkalmazottak tudják már a dolgukat, van középvezető, felsővezető is a cégnél, én pedig végre igazából tulajdonos lehetek. Magyarán nem agyondologozom magam, hanem hagyom, hogy az embereim végezzék az operatív munkát, jómagam pedig csak a legfontosabb kérdéseknél kellek. Szerintem minden cégtulajdonos álmodozik erről a pillanatról. Mégis ez az ami a legtöbb cégtulajdonos életében általában sosem következik be, pedig van rá lehetőség és nem is ördöngösség megcsinálni. Hol a hiba? A két legnagyobb hibát ott látom, hogy sokan nem tudnak tervezetten delegálni és a delegálást megfelelő módon, ellenőrizhetően, online eszközökön keresztül elvégezni. A cég növekszik, egyre több a megrendelés, bővül a csapat is, az ügyfelek igényei a felgyorsult világban pedig nagyon-nagyon magasak és mindezt nem tudja a cégvezető lekövetni. Túl sok minden marad manuális, túl sok döntést kell még mindig a tulajdonosnak megoznia és mindezt full manuálisan, telefonon, e-mailben, meg személyesen intézi. Ebből lesz az, hogy a saját cégében a legtúlterheltebb alkalmazott a tulajdonos lesz. Ismerős ez? Pedig csak egy centire van az orrunktól a megoldás.   Én így csinálom és működik Leírt, átgondolt folyamatok A tervezett delegálás alatt azt értem, hogy aki a saját cégben alkalmazottság helyett a tulajdonosok nyugodt életét célozza meg, annak az első perctől kezdve úgy kell kialakítani a folyamatait, hogy azok precízek, egyszerűek és LE VANNAK ÍRVA! Amikor pedig profitábilis a cég, akkor minden fillért visszaforgat abba, hogy felvegyen új embereket, akiknek a jól működő, leírt folyamatokat könnyedén át tudja adni, csökkentve a saját operatív munkájának mennyiségét. Mi ezt úgy csináljuk a cégemben, hogy drive dokumentumokba simán leírjuk, hogy adott folyamat pontosan hogyan működik és mindezt a lehető legrészletesebben tesszük, hogy olyan is megértse, aki csak most került hozzánk.  Időmérés Fontos még az is, hogy mérjük a munkaóráinkat. Minden kollégánk. Elsőre ez ilyen bonyolultnak tűnhet, pedig abszolút nem az és olyan adatokat nyerünk belőle, ami ezerszeresen visszahozza a minimálisan beletett energiát. Mi erre a Toggl nevű rendszert használjuk és ezt is vezetjük be számos cégnél. A kapott adatokból órára pontosan meg tudom mondani, hogy melyik feladat, mennyi időt visz el. Pontosan látszik, hogy melyik kolléga-mennyire van leterhelve és mikor kell felvenni új embert és annak órára pontosan mennyi és milyen

Sokak álma, hogy cégüket, vállalkozásukat bárhonnan el tudják irányítani a Világból, ráadásul úgy, hogy nekik csak minimális időt kell foglalkozni az ügyvezetéssel. Reális ez az elképzelés? Nagyon is és nem is nehéz megcsinálni, íme a recept.   Cégvezető, aki alkalmazott a saját cégében? Korábban alkalmazott voltam egy multinál, ahol a legszűkebb keresztmetszet mindig az volt, hogy évente pár hét szabadságra tudtam csak elmenni, azt is akkor, amikor a fővezér jóváhagyta. Aztán vállalkozó lettem és még rosszabb lett, mert annyi munkám volt, hogy képtelen voltam a projektektől elszabadulni. A magam főnöke voltam ugyan, de végül ugyanolyan alkalmazott lettem, mint korábban, csak a saját cégemben. Aztán kezembe vettem a sorsom és 6 éve elhatároztam, hogy változtatok ezen. Jelenleg egy 5 fős designer cég társtulajdonosa vagyok, ezen kívül van egy coworking (közösségi) irodánk, vezetek egy digitális iskolát diákoknak és mivel imádok oktatni, így tréningeket is tartok. Mindezt úgy teszem, hogy bármikor, de tényleg bármikor leléphetek nyaralni, síelni, bringázni pár hétre, ha úgy tartja kedvem – …és sokszor úgy tartja- miközben a cégeim gyönyörűen megvannak nélkülem is. Voltam így hónapokat Amerikában, Spanyolországban, Balin, Thaiföldön, Sri-Lankán, 1 hónapot bringáztam Toscanában…és még sorolhatnám. Ezeken a helyeken a napi munkaidőt maximum 0-4 óra közé limitálom, ami teljesen elég ahhoz, hogy irányítsam azokat a folyamatokat, amik hozzám tartoznak és ehhez bőven elég egy mobiltelefon is! Igen, ezt a célt fogalmaztam meg magamnak: egy darab mobilról szeretném a cégemet vezetni Baliról. Sikerült 🙂 …és Neked is fog!   Első lépés, mindset váltás – a feladatok 99%-a delegálható A cikk további részében egy módszert (receptet) ismertetek röviden. De előtte fontos leszögezni, hogy bármilyen automata feladatkezelő és vállalatirányítási rendszerünk lehet, ha mi magunk cégvezetők, tulajdonosok nem tudunk delegálni megtanulni, akkor az életben nem lesz meg az a szabadság, amiért elkezdtünk vállalkozni. Hiszen minek a pénz, a növekvő cég, az elért eredmények, ha képtelenek vagyunk élvezni annak gyümölcseit!? Hitem szerint egy cég tulajdonosának hosszú távon az egyetlen feladata, hogy profi, motivált, elkötelezett kollégákat ültessen minden pozícióba és előbb-utóbb az ügyvezetői székbe is, hogy a tulajdonos valóban tulajdonos tudjon lenni és a céget amennyire csak lehet önjáróvá tegye. Nálam sokkal bölcsebb cégtulajdonosok (akik már eljutottak ide) állítják, hogy a feladatok 99%-a delegálható. Továbbá minden feladatra lehet találni valakit, aki bizony jobban fogja megcsinálni, mint mi magunk. Ha pedig megvannak a megfelelő emberek, akkor már csak az optimális munkafolyamatokat kell lefektetni, amihez egy jól használható feladatkezelő rendszert passzintva simán el lehet jutni a cégvezető terheinek drasztikus csökkentéséhez. Ez a mindset váltás tehát a 0. hozzávaló. Hogyan néz ez ki a gyakorlatban – a recept hozzávaló: Online feladatkezelő rendszerek használata Az én cégeimben az igazi áttörés az volt, amikor elkezdtünk áttérni online feladat és dokumentumkezelésre. Bevezettünk egy nagyon egyszerű ingyenes rendszert (Trello), és elkezdtünk minden dokumentumot felhő alapon tárolni). Aki még nem csinált ilyet és kicsit távolinak érzi ezt a világot, ne aggódjon, BÁRKI képes kezelni ezeket a rendszereket, magyar nyelvűek, logikusak, nagyon felhasználóbarát a kialakításuk. Egy kisebb (5-10 fős) cég 2-3 hónap alatt simán át tud állni egy ilyen rendszerre, egy közepes (10-40 fős)

Sokat halljuk mostanában ezt a kifejezést, de mit is jelent igazából? Produktívnak lenni egyfajta életstílus, hozzáállás,  mely azokra az emberekre jellemző, akik nem elégednek meg azzal, hogy felkelnek, dolgoznak egy unalmas munkahelyen, hazamennek, megisznak egy sört, majd a TV előtt elalszanak és ezután ezt a folyamatot ismételve nekimennek a következő, szintén szörnyen értelmetlen napnak. Produktív, azaz valamit produkál, alkot, létrehoz. Olyat, ami mások számára is értékelhető, használható, eredménye van. Azok az emberek válnak produktívvá, akik figyelnek arra a belső hangra, ami azt súgja, hogy “figyelj, Benned még van valami, amit érdemes lenne megvalósítani, Beléd van kódolva egy vagy több olyan feladat, amit csak Te vagy képes megcsinálni”. Produktívnak lenni, azaz alkotni, szolgálni, változtatni, jobbá tenni a Világot Hitem szerint, minden egyes emberben van egy ilyen kód, azaz legalább egy ilyen feladat. Van aki ezt kellőképpen letagadja Önmaga előtt és sosem valósítja meg, viszont van, aki figyel erre a belső intuícióra és eljut arra a pontra, hogy nekiveselkedik a megvalósításnak. Egyesek ebben igen magas szintre jutnak és életüket egy-egy hatalmas feladat megvalósításának szentelik. Nos, Ők azok, akik kimaxolják a produktivitás fogalmát, mint Elon Musk a Tesla, PayPal és Space X megalkotója vagy Richard Branson a Virgin Company tulajdonosa, de példaként hozhatnánk Mark Zuckerbergert a Facebook atyját is. Zuckerberg különösen jó példa arra, hogy mit jelent produktívnak lenni. Ő az, aki elhíresült szürke pólóiról, ugyanis szinte csak abból áll gardróbkészlete. Ennek oka, hogy kiszámolta, azzal is produktívabb tud lenni és a facebook fejlesztésére fordított idejét megnövelheti, ha reggelenként nem arra megy el a figyelme és ideje, hogy a mindenféle színű pólókat válogatja aznapi toelettjéhez, hanem egyszerűen mindig szürkét hord. Furán hangzik? Lehetséges. Azonban elgondolkodtató, hogy ezek az emberek milyen iszonyatos csúcsteljesítményt produkálnak annak érdekében, hogy milliárdok élvezhessék utána annak a produktumnak az eredményét, amit Ők hoztak létre. Ez óriási felelősség is, de Ők elköteleződtek amellett, hogy megvalósítsák azt az életfeladatot, ami beléjük volt kódolva. ValóVilág nézés, étékteremtés nélküli életmód helyett azt választották, hogy alkotnak valamit, viszont ehhez szükségük volt arra, hogy idejüket, feladataikat, motiváltságukat mesteri módon kezeljék, azaz megtanuljanak a végtelenségig hatékonynak lenni. Van,  aki erre azt mondja, hogy olyanok lettek, mint egy gép, munkafüggők, stb. Nem hiszem, hogy ez ennyire fekete és fehér lenne. Zuckerberger például rengeteget időt tölt feleségével, gyermekükkel, láthatóan egy családcentrikus ember, aki számtalan alkalommal jótékonykodik, azaz hatékonyságra törekvő életmódját úgy alakította ki, hogy magánéletére is maradjon elegendő ideje. Persze van aki átesik a ló túlsó oldalára, mint Steve Jobs, aki az Apple megalkotásának szentelte életét olyannyira, hogy környezete zseninek, de emellett elviselhetetlen, munkaalkoholista embernek tartotta és hírhedt volt barátságtalan modoráról. Tehát ebben is, mint minden másban, meg kell találni a középutat. Produktivitás, amikor a tehetségedet felszínre hozod és nem csak álmodozol Kívánom Neked tiszta szívből, hogy találd meg azt a talentumot,  ami benned van, lásd meg a kódot, ami megmutatja azt a feladatot, amit kizárólag csakis Te vagy képes megvalósítani. Lehet, hogy ez nem a facebook, Tesla vagy PayPal lesz, hanem egy virágbolt, egy könyv, egy kis üzlet beindítása, bármi, ami a Te feladatod és fontos, hogy