Jó belső kommunikáció, a nyugodt vállalkozó sikertitka?
Napi 72 telefonhívás, 170 nem olvasott e-mail, 16 óra munka, 24 óra stressz. Egy amúgy átlagos hétfő, amikor elegem lett és válaszút előtt álltam. Visszamegyek alkalmazottnak és hagyom az egészet vagy elkezdem a vállalkozósdit teljesen máshogy csinálni. A nap amikor ráléptem a digitális cégvezetés útjára…
A vállalkozói életmód nagy paradoxona: szabadság vagy rabszolgaság?
Egy ugyan nem reprezentatív, de mégiscsak 1700 fős csoportban végzett kis mérésem eredménye az volt, hogy a megkérdezett vállalkozók első értékként a szabadságot jelölték meg, amiért saját üzletbe kezdtek és nem alkalmazottként dolgoznak valahol. Ugyanez a csoport a kérdésre, hogy hány órát dolgozik átlagosan egy napon, bőven 10 feletti óraszámot írt. Most akkor ez hol szabadság? …és miért van így?
Az rendben van, hogy egy kezdő vállalkozásba az első években többet kell beletenni, bízva abban, hogy egy szép napon majd megy minden magától, a szuper alkalmazottak tudják már a dolgukat, van középvezető, felsővezető is a cégnél, én pedig végre igazából tulajdonos lehetek. Magyarán nem agyondologozom magam, hanem hagyom, hogy az embereim végezzék az operatív munkát, jómagam pedig csak a legfontosabb kérdéseknél kellek. Szerintem minden cégtulajdonos álmodozik erről a pillanatról. Mégis ez az ami a legtöbb cégtulajdonos életében általában sosem következik be, pedig van rá lehetőség és nem is ördöngösség megcsinálni.
Hol a hiba?
A két legnagyobb hibát ott látom, hogy sokan nem tudnak tervezetten delegálni és a delegálást megfelelő módon, ellenőrizhetően, online eszközökön keresztül elvégezni. A cég növekszik, egyre több a megrendelés, bővül a csapat is, az ügyfelek igényei a felgyorsult világban pedig nagyon-nagyon magasak és mindezt nem tudja a cégvezető lekövetni. Túl sok minden marad manuális, túl sok döntést kell még mindig a tulajdonosnak megoznia és mindezt full manuálisan, telefonon, e-mailben, meg személyesen intézi. Ebből lesz az, hogy a saját cégében a legtúlterheltebb alkalmazott a tulajdonos lesz. Ismerős ez? Pedig csak egy centire van az orrunktól a megoldás.
Én így csinálom és működik
Leírt, átgondolt folyamatok
A tervezett delegálás alatt azt értem, hogy aki a saját cégben alkalmazottság helyett a tulajdonosok nyugodt életét célozza meg, annak az első perctől kezdve úgy kell kialakítani a folyamatait, hogy azok precízek, egyszerűek és LE VANNAK ÍRVA! Amikor pedig profitábilis a cég, akkor minden fillért visszaforgat abba, hogy felvegyen új embereket, akiknek a jól működő, leírt folyamatokat könnyedén át tudja adni, csökkentve a saját operatív munkájának mennyiségét. Mi ezt úgy csináljuk a cégemben, hogy drive dokumentumokba simán leírjuk, hogy adott folyamat pontosan hogyan működik és mindezt a lehető legrészletesebben tesszük, hogy olyan is megértse, aki csak most került hozzánk.
Időmérés
Fontos még az is, hogy mérjük a munkaóráinkat. Minden kollégánk. Elsőre ez ilyen bonyolultnak tűnhet, pedig abszolút nem az és olyan adatokat nyerünk belőle, ami ezerszeresen visszahozza a minimálisan beletett energiát. Mi erre a Toggl nevű rendszert használjuk és ezt is vezetjük be számos cégnél. A kapott adatokból órára pontosan meg tudom mondani, hogy melyik feladat, mennyi időt visz el. Pontosan látszik, hogy melyik kolléga-mennyire van leterhelve és mikor kell felvenni új embert és annak órára pontosan mennyi és milyen feladata lesz. Természetesen az árazásunkra is kihat ezen adatok ismerete. Arról nem beszélve, hogy a havi feladatelosztást is sokkal igazságosabban tudom megtervezni. Szeretjük, működik, ajánlom!
Feladatkezelő rendszerek használata
Szerintem ma már ez annyira alap, hogy céges harakiri enélkül vállalkozást működtetni. Mi 7 éve kezdtünk el Producteevet, aztán Trellot használni. Mára elképzelhetetlen, hogy ezek nélkül működjünk. Egyszer nekiültem kiszámolni és az jött ki, hogy 4 emberenként 1 ember munkaidejét spórolom meg azzal, hogy jó minőségű a belső kommunikációnk. A feladatokat mindenki a Trellóban vezeti, pontos határidők vannak ide mindenhez hozzárendelve, nekem az a dolgom, hogy ott naponta egyszer ránézzek, mindenki szépen halad -e!? Amikor új feladat van, vagy kérdés merül fel egy projekt kapcsán, akkor a kollégáim ott jelzik és nem hívogatnak egész nap vagy küldenek tömérdek e-mailt. Sőt, olyan, hogy mi egymással e-mailezünk, nincs, tilos! Erre van a Trello, illetve bevezettük a Slack nevű chat programot, ami kifejezetten munkahelyi chatelésre való, így nem keverjük össze a magán és céges csatornákat sem.
Közös szabályok
Természetesen az önmagában nem elég, hogy bevezetünk egy-egy új rendszert a cégünkbe, ezeket tudni kell jól használni. Mi erre megírtunk egy egyszerű, élhető, de mindenki által precízen betartott belső szabályzatot. Így nincs az, hogy minden feladatot ellenőrizni kell, mert tudom, hogy ami ott van, az meg lesz csinálva és ha kérdezünk egymástól valamit, akkor arra biztosan jön válasz.
Az eredmény
Tényleg nem tudom elmondani, hogy mennyi terhet vesz le a vállamról az, hogy kialakítottunk egy jó belső kommunikációt. Van például olyan oktatási projektünk, amin 5 ember dolgozik, 36 oktatóval, 7 menorral, 4 önkéntessel és 33 diákkal 1 éven keresztül. Nem kicsi projekt. Összetett, millió apró feladattal, amik komoly szakmai fegyelmet igényelnek. Ezt a komplex projektet egyetlen Trello táblán vezetem, és magára a projektvezetésre heti 2-3 óránál többet sosem kell szánnom. Mindez Trello és Slack nélkül…igazából nem is működne. Most ott tartok, hogy a vállalkozásom és az iskolámra összesen átlag napi 7 óra munkát + 1 óra tanulást szánok. Reggel 7-kor kezdem és 15:00-kor már szabad vagyok. Hétvégén szinte sosem dolgozom. A következő célom a 6 órára történő munkaidő csökkentés, amit jövőre meg is fogok lépni 🙂
Ha még nem így működik a céged, akkor ne habozz, vágj bele, minden belefektetett tanulási óra ezerszeresen fog megtérülni.
Ha pedig segítségre van szükséged, szólj, mi ehhez értünk a legjobban!
Tóth Zoltán
alapító, UPacademy
