Sokak álma, hogy cégüket, vállalkozásukat bárhonnan el tudják irányítani a Világból, ráadásul úgy, hogy nekik csak minimális időt kell foglalkozni az ügyvezetéssel. Reális ez az elképzelés? Nagyon is és nem is nehéz megcsinálni, íme a recept.
Cégvezető, aki alkalmazott a saját cégében?
Korábban alkalmazott voltam egy multinál, ahol a legszűkebb keresztmetszet mindig az volt, hogy évente pár hét szabadságra tudtam csak elmenni, azt is akkor, amikor a fővezér jóváhagyta. Aztán vállalkozó lettem és még rosszabb lett, mert annyi munkám volt, hogy képtelen voltam a projektektől elszabadulni. A magam főnöke voltam ugyan, de végül ugyanolyan alkalmazott lettem, mint korábban, csak a saját cégemben. Aztán kezembe vettem a sorsom és 6 éve elhatároztam, hogy változtatok ezen.
Jelenleg egy 5 fős designer cég társtulajdonosa vagyok, ezen kívül van egy coworking (közösségi) irodánk, vezetek egy digitális iskolát diákoknak és mivel imádok oktatni, így tréningeket is tartok. Mindezt úgy teszem, hogy bármikor, de tényleg bármikor leléphetek nyaralni, síelni, bringázni pár hétre, ha úgy tartja kedvem – …és sokszor úgy tartja- miközben a cégeim gyönyörűen megvannak nélkülem is. Voltam így hónapokat Amerikában, Spanyolországban, Balin, Thaiföldön, Sri-Lankán, 1 hónapot bringáztam Toscanában…és még sorolhatnám. Ezeken a helyeken a napi munkaidőt maximum 0-4 óra közé limitálom, ami teljesen elég ahhoz, hogy irányítsam azokat a folyamatokat, amik hozzám tartoznak és ehhez bőven elég egy mobiltelefon is! Igen, ezt a célt fogalmaztam meg magamnak: egy darab mobilról szeretném a cégemet vezetni Baliról. Sikerült 🙂 …és Neked is fog!
Első lépés, mindset váltás – a feladatok 99%-a delegálható
A cikk további részében egy módszert (receptet) ismertetek röviden. De előtte fontos leszögezni, hogy bármilyen automata feladatkezelő és vállalatirányítási rendszerünk lehet, ha mi magunk cégvezetők, tulajdonosok nem tudunk delegálni megtanulni, akkor az életben nem lesz meg az a szabadság, amiért elkezdtünk vállalkozni. Hiszen minek a pénz, a növekvő cég, az elért eredmények, ha képtelenek vagyunk élvezni annak gyümölcseit!? Hitem szerint egy cég tulajdonosának hosszú távon az egyetlen feladata, hogy profi, motivált, elkötelezett kollégákat ültessen minden pozícióba és előbb-utóbb az ügyvezetői székbe is, hogy a tulajdonos valóban tulajdonos tudjon lenni és a céget amennyire csak lehet önjáróvá tegye.
Nálam sokkal bölcsebb cégtulajdonosok (akik már eljutottak ide) állítják, hogy a feladatok 99%-a delegálható. Továbbá minden feladatra lehet találni valakit, aki bizony jobban fogja megcsinálni, mint mi magunk. Ha pedig megvannak a megfelelő emberek, akkor már csak az optimális munkafolyamatokat kell lefektetni, amihez egy jól használható feladatkezelő rendszert passzintva simán el lehet jutni a cégvezető terheinek drasztikus csökkentéséhez. Ez a mindset váltás tehát a 0. hozzávaló.
Hogyan néz ez ki a gyakorlatban – a recept
- hozzávaló: Online feladatkezelő rendszerek használata
Az én cégeimben az igazi áttörés az volt, amikor elkezdtünk áttérni online feladat és dokumentumkezelésre. Bevezettünk egy nagyon egyszerű ingyenes rendszert (Trello), és elkezdtünk minden dokumentumot felhő alapon tárolni). Aki még nem csinált ilyet és kicsit távolinak érzi ezt a világot, ne aggódjon, BÁRKI képes kezelni ezeket a rendszereket, magyar nyelvűek, logikusak, nagyon felhasználóbarát a kialakításuk. Egy kisebb (5-10 fős) cég 2-3 hónap alatt simán át tud állni egy ilyen rendszerre, egy közepes (10-40 fős) cégnek is maximum 4-6 hónap. Ilyen rendszerek például a milliók által használt Trello, Asana vagy Producteev.
Ezek a rendszerek:
- akár egy mobilról is kényelmesen használhatók
- minden feladat nyomon követhető
- határidőket adhatunk
- kollégákat rendelhetünk hozzá a teendőkhöz
- akár a Világ másik feléről egy másodperc alatt elvégezhetjük mindezt.
- hozzávaló: felhő alapú tárolás
Havonta pár ezer forintból akkora online tárhelyet vehetünk, amin brutális mennyiségű céges dokumentum tárolható biztonságosan és számunkra bárhol hozzáférhetően. Innentől kezdve nem vagyunk fizikailag egy adott számítógéphez kötve, akárhol is legyünk, hozzáférhetünk minden szükséges adathoz.
- hozzávaló: folyamatszabályozás – optimalizálás
Ez egy odafigyelést és nyitottságot igénylő feladat, amit kis lépésekben célszerű kivitelezni. Az én cégeimben is 2 évig tartott, amíg minden kolléga, minden feladatát online rendszerekbe ültettük át és mindenki megértette, hogy ma már nincs postit, nem létezik már excell. Egymásnak soha, soha de soha nem küldünk e-mait, arra ott a feladatkezelő rendszer és a belső chat felület. Persze az elején többször neki kellett ennek futni és volt kis hiszti belőle, meg “így nem jó – úgy nem jó”… Viszont ezeken túlléptünk és ma már elképzelni sem tudjuk (beleértve minden kollégámat), hogy hogyan tudtunk ezek nélkül a rendszerek és folyamatok nélkül dolgozni.
Konkrét példa egy értékesítési folyamatunkra:
- ügyfél érdeklődés érkezik a weboldalunkon keresztül
- ez azonnal megérkezik a feladatkezelőbe
- értékesítő kolléga rögtön keresi az ügyfelet
- szerződéskötésnél a feladatkezelőben átkerül a titkárnőhöz
- szerződéskötés sikeres, akkor megy a kivitelezőhöz a feladat + beszállítókhoz
- ők a teljes folyamatot a rendszerben viszik végig, aminek minden részletét látom
- átadás után számlázásra megint átkerül a feladat a titkárnőhöz
- kifizetés – ilyenkor kap a tulajdonos is értesítést, hogy örüljön 🙂
Magyarán mindenkinek milliméter pontosan ott van leírva, hogy mi az aktuális feladata, ami gyönyörűen végigfut a rendszeren és a tulajdonosnak annyi a dolga, hogy ezt végignézi.
A recept legfontosabb része, az elkészítés módja
Ugyan nem a Mount Everestre készülünk némi digitális transzformáció bevezetéssel, de érdemes ehhez legalább minimális tanácsadást, tréninget igénybe venni. Nekem kb. 5 év kísérlezetés volt, mire mindenből a legjobb rendszert megtaláltuk és rájöttünk, hogy milyen folyamatokat, hogyan lehet digitalizálni. Annyira belejöttem a végére, hogy tanítom is, mert tudom, hogy olyan terhektől tud megszabadulni ennek a tudásnak a birtokában egy cégvezető, amit korábban elképzelni sem tudott. 1 éven belül a cégvezető minimum 50%-al tudja csökkenteni a munkaidejét úgy, hogy közben a cég hatékonysága, működésének precizitása elkezd meredeken emelkedni! Tudom, sokszor megcsináltam már sok helyen 🙂
Szeretnéd, ha a Te céged is így működne?
Akkor katt IDE!
beUPtimist
Tóth Zoltán
UP center és UP academy alapítója
Webhód kreatív ügynökség társtulajdonosa
